מועצה מקומית בית ג'אן

טלפון: 04-9802220

מזכירת הראשות המקומית ומנהלת כח אדם

תפקיד: מזכירת המועצה- גב' פדוה דבור

כפיפות ל: ראש המועצה

כפיפים: כל עובדי הרשות

עבודה משותפת: כל המחלקות במועצה.

 

תפקידים נוספים:

  1. מנהלת כ"א במועצה.

 

תחום אחריות:

  1. אחריות לכינוס וועדות הרשות המקומית בהתאם לתדירות המוגדרת בחוק ובהתאם לצרכים השוטפים של הרשות המקומית ולמעקב אחר ביצוע החלטות ההנהלה.

  2. סיוע לראש הרשות המקומית בגיבוש מדיניות בנושאי המינהל והניהול של כלל המחלקות של הרשות המקומית.

  3. הנחיה של מנהלי המחלקות הכפופים לו באשר למדיניות הרשות המקומית בתחומים השונים ולאופן ביצוע העבודה להשגת המטרות והיעדים שגובשו.

  4. גיבוש הצעות לגבי המטרות, התכליות והתכנון האסטרטגי של כל אחת ממחלקות המינהל הכללי שבפיקוחו זאת בסיוע מנהלי המחלקות שברשות המקומית.

  5. אחריות לגיבוש נהלים ודפוסי עבודה בתחומי האתיקה והמינהל התקין.

  6. אחריות לניהול-על של היחידות הכלולות במינהל הכללי של הרשות המקומית.

 

פירוט המטלות העיקריות:

1. גיבוש מדיניות, תכניות עבודה ותקציב:

אחראי לתרגום של תכנית הפעולה הרב שנתית ולתכנון האסטרטגי של הרשות המקומית לתכנית עבודה רב שנתית של מחלקות המינהל הכללי.

 

2. ישיבות המעוצה וועדותיה:

משתתפת בוועדות השונות ברשות המקומית (חובה / רשות) . ובדיונים בגורמים שונים, שנוכחותה בהן מתחייבת מתפקידיה או על פי דרישת ראש הרשות המקומית.                  

- מכהנת כרשמת ועדות ההנהלה והמועצה ברשות המקומית ובכלל זה:

א. אחראית לזימון ישיבות מועצה (אחת לתקופה), לקביעת מקום כינוס הישיבה,לקביעת סדר יומה של הישיבה ומסירת הזמנות לחברי המועצה, הכוללת פירוט סדר היום.

ב. אחראית לרישום פרוטוקול הישיבה, המכיל את שמות חברי הישיבה הנוכחים, את מהלך הדיונים, את ההצעות וההחלטות שהתקבלו.

ג. חותמת על פרוטוקול ישיבת המועצה ( בנוסף לחתימת יושב ראש הישיבה).

ד. אחראית לשליחת הפרוטוקול לחברי המועצה לפני כינוס הישיבה הבאה.

ה. אחראית לזימון ישיבות מועצה שלא מן המניין,בהתאם לתהליך זימון ישיבות שלא מן המניין המוגדר בחוק.

ו. אחראית לזימון וועדות חובה של המועצה- ועדת ההנהלה, ועדת ביקורת, ועדת מכרזים, ועדת מל"ח ועוד... , ולקיום עבודה סדירה של וועדות אלה.

ז. אחראית לקיום עבודה סדירה של ועדות הרשות המקומית במועצה (כגון וועדת מנגנון, קניות רכש, רכב וכו') ושותפת לישיבות וועדות אלה בהתאם לשיקול דעתה.

ח. אחראית לזימון ולכינוס וועדות בנושאים אד הוק כגון:
בחינת שיפורים בתפקוד שירותים, אירועים מיוחדים, ועדת היגוי לפרויקטים וכד' .

 

3. אחראית לתפעולם ולתפקודם ההולמים של כלל רשמי הוועדות האחרות ברשות המקומית.

4. רכש ואספקה ונכסי הרשות המקומית:
 ארגון תהליכי רכש וקניות, אספקת ציוד/ טובין, ניהול אינוונטר, ניהול מחסני הרשות המקומית ופיקוח על נכסי הרשות המקומית (נכסי דלא ניידי כולל מבני המועצה). טיפול בביטוחים וכד'.

5. דוברות ויחסי ציבור:
ייצוג הרשות המקומית באירועים ובטקסים, ניהול יחסי ציבור לרשות המקומית ובכלל זה הכנת חומר ייצוגי על הרשות המקומית, ניסוח מסמכים והסבר מדיניות הרשות המקומית לגורמים שונים.

6. ארגון אירועים וטקסים :
אחריות להכנת אירועים ( שנתיים, קבועים ויזומים בהתאם לצורך) ובכלל זה הכנת החלק הטכני וארגון המערך הפיזי.

7. מפגשים ודיונים במסגרת העבודה השוטפת :
מועצת הכפר. ישיבות בוועדות חובה.

- ישיבות וועדות רשות מקומית(בהתאם לשיקול דעתה של המזכירה)

- ישיבות ודיונים עם גורמים חיצוניים כגון: גורמים ממשלתיים: משרד הפנים (הארצי או המחוזי), משרד העבודה והרווחה וכד', גופים פרטיים (יזמים, ספקים וקבלנים וכד') וגורמים שונים אחרים.

- ישיבות ומפגשים עם ראש הרשות המקומית.

- ישיבות ומפגשים עם צוות מנהלי המחלקות במינהל הכללי והעובדים בכלל .

- קבלת קהל.

- קבלת אורחים מחו"ל

 

כח אדם ומשאבי אנוש:

במועצה המקומית בית ג'אן מועסקים ו/או מקבלי שכר :

נבחרים: 1   (ראש המועצה)

עובדים לפי תקן מוניציפאלי: 31.10 משרות המאוישות ע"י 39 עובדים ועובדות.

רווחה: 10.91 משרות מאוישות ע"י 18 עובדים.  

חינוך: בחינוך 138.12 משרות כולל מורי בי"ס תיכון לפי החלוקה שלהלן :

         74.83 משרות חינוך המאוישות ע"י 83 עובדים ועובדות.

         63.29 משרות המאוישות ע"י 65 מורים ומורות כולל 2 מנהל מקיף וממלא מקום מנהל תיכון.

פנסיונרים ושאירים: 33.64 משרות (83 פנסיונרים)

שעתיים: 0.00 משרות המאויישים ע"י 72 עובדים שעתיים.

בנוסף מועסקים במועצה המקומית בית ג'אן עובדים שעתיים תלויי תקציב (דהיינו העסקתם תלויה בתקציב ממשרד החינוך לפי הצורך, במידה ומתבטל התקציב המשרה מתבטלת) :

רכזי פר"ח , מורות תגבור, מדריכות טף ואתגר , סייעות חינוך מיוחד צמודות לתלמידים בעלי צרכים מיוחדים .

 

סה"כ משרות במועצה המקומית בית ג'אן ללא השעתיים - 214.76 משרות . 

סה"כ מקבלי שכר במועצה כולל עובדים שעתיים וזמניים - 361 .

 

בכבוד רב,

פדוה דבור

מזכירת הראשות